Privacy verklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe DocuMind en aan haar gerelateerde entiteiten (“wij”, “onze” of “ons”) uw persoonsgegevens verwerken in verband met uw gebruik van ons digitale communicatieplatform en daaraan gerelateerde diensten (de “Dienst”). DocuMind hecht veel belang aan een goede omgang met persoonsgegevens en daarom verwerken en beveiligen wij persoonsgegevens zorgvuldig. In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, voor welke doeleinden en op basis van welke grondslagen. Wij raden u aan deze Privacyverklaring zorgvuldig te lezen, aangezien deze geldt voor alle gebruikers van DocuMind. Deze Privacyverklaring is van toepassing op de activiteiten waarbij DocuMind B.V. verwerkingsverantwoordelijke is, hetgeen betekent dat DocuMind besluit waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. DocuMind kan ook optreden als verwerker (bv. wanneer wij als dienstverlener zakelijke accounts aanbieden aan andere bedrijven). Deze Privacyverklaring is echter niet van toepassing op laatstgenoemde verwerkingen, die plaatsvindt namens onze zakelijke klanten. Voor meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in die context dient u de relevante privacyverklaring van onze klanten te raadplegen (i.e. als u een DocuMind-account heeft vanuit uw organisatie, dan raden wij u aan de privacyverklaring van uw organisatie te lezen).

Informatie over de procedures van DocuMind	Voor het aanvragen van een DocuMind-demo heeft u de volgende gegevens verstrekt: Voornaam en achternaam Emailadres Telefoonnummer
Doeleinden van de DocuMind-Dienst	DocuMind verwerkt de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: Communicatie tussen DocuMind en gebruikers Voor commerciële doeleinden, bijvoorbeeld om te zien of een individuele gebruiker een bedrijf is dat geïnteresseerd zou zijn in het omzetten naar een zakelijk account Voor andere doeleinden waarvoor wij een specifieke kennisgeving doen op het moment dat de informatie wordt verzameld DocuMind verwerkt deze persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden: om onze contractuele verplichtingen na te komen (zoals het leveren van de Dienst aan u) , omdat DocuMind een gerechtvaardigd belang heeft (zoals het waarborgen van de goede werking van de Dienst), zoals vereist door de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld voor nalevingsdoeleinden) of wanneer zij uw toestemming heeft verkregen (zoals voor het gebruik van cookies).
Bewaartermijn	Wanneer deze gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze verwerken, neemt DocuMind maatregelen om uw persoonsgegevens te verwijderen of te bewaren in een vorm die het niet mogelijk maakt u te identificeren, tenzij wij wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren. Wanneer wij persoonsgegevens voor onze eigen doeleinden verwerken, bepalen wij de bewaartermijn aan de hand van verschillende criteria, zoals het soort diensten dat wij aan u verlenen, de aard en de duur van onze relatie met u, de eventuele hernieuwde afname van onze diensten, de gevolgen voor de diensten die wij aan u verlenen als wij bepaalde informatie van of over u verwijderen en de verplichte wettelijke bewaartermijnen en wettelijke verjaringstermijnen Gegevens worden bijvoorbeeld bewaard zolang als dat nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Bij beëindiging van de overeenkomst ondernemen wij redelijke stappen om uw profielgegevens, inclusief naam, telefoonnummer en eventuele profielfoto, te verwijderen. Onder omstandigheden kunnen wij mogelijk bepaalde gegevens (zoals uw e-mailadres) niet verwijderen, omdat andere gebruikers nog steeds toegang tot die gegevens nodig hebben als onderdeel van hun gebruik van de DocuMind-diensten. De berichten en bijlagen worden bewaard totdat: De verzender het specifieke bericht heeft teruggetrokken; of De verzender en de ontvanger het bericht hebben verwijderd. Support-gegevens worden bewaard tot twee jaar na het afronden van een supportverzoek. Gegevens verzameld via klanttevredenheidsonderzoeken of klanteninterviews worden bewaard voor een periode van twee jaar. Het bovenstaande geldt niet indien wij verplicht zijn uw gegevens te bewaren vanwege een juridische verplichting of vanwege gerechtvaardigde zakelijke belangen van DocuMind (zoals verweer tegen een rechtsvordering).
Website	Op onze website vindt u verschillende formulieren, zoals het contactformulier en het downloadformulier. De data die u opgeeft via deze formulieren belanden in ons Customer Relations Management (CRM) systeem. Als u geen klant bent, slaan wij gegevens niet langer op dan twee jaar na het laatste contactmoment. De formulieren op onze website hebben, onder andere, de volgende doelen: Uw contactaanvraag beantwoorden Een demo inplannen Doordat u door het invullen van de formulieren een aanvraag bij ons indient, is de grondslag voor bovenstaande verwerking een overeenkomst. Daarnaast kunt u zich via onze website inschrijven voor onze nieuwsbrief. Bij het aanmelden voor de nieuwsbrief geeft u toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in het kader van het versturen van de nieuwsbrief. In elke nieuwsbrief die u van ons ontvangt, bieden wij u de mogelijkheid om u hiervoor af te melden.
(Potentiële) klanten	Van (potentiële) klanten worden beperkt persoonsgegevens verwerkt van onze contactpersonen. Deze gegevens betreffen contactgegevens en betaalgegevens. Deze gegevens verwerkt DocuMind omdat zij hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft. De gegevens worden verwijderd als DocuMind deze niet meer nodig heeft en DocuMind geen wettelijke verplichting heeft om de gegevens te bewaren. Gesprekken met potentiële klanten kunnen ook worden gemonitord voor interne coachingsdoeleinden. Als een oproep wordt gemonitord kan deze worden beluisterd of opgenomen en verwerkt DocuMind persoonlijke gegevens, zoals stem, naam, telefoonnummer en eventuele aanvullende gegevens die in het gesprek worden besproken. In deze situaties wordt er altijd informatie gegeven voordat de monitoring begint en wordt de betrokkene in de gelegenheid gesteld om zijn rechten uit te oefenen. Als toestemming wordt verleend en gesprekken worden opgenomen, worden deze 180 dagen bewaard.
Hoe DocuMind informatie deelt	Wij delen uw gegevens niet met derden
Beveiliging en certificaten	We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Contactgegevens	DocuMind B.V., kantoorhoudende te Rotterdam, Nederland en geregistreerd staande bij de Nederlandse Kamer van Koophandel onder nummer 000xxx, is verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens (ook wel genoemd ‘verwerkersverantwoordelijke’). Heeft u een vraag of een verzoek? Neem dan contact op met DocuMind. Mail naar [email protected]. U kunt ook contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via [email protected].
Privacy van kinderen	Wij verzamelen, bewaren of gebruiken niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar (of, voor kinderen in Europa, jonger dan 16 jaar) en geen enkel onderdeel van de Dienst is gericht op kinderen. Als het u bekend is dat een kind in strijd met deze Privacyverklaring aan ons persoonsgegevens heeft verschaft, dan kunt u ons waarschuwen via [email protected]
Herziening van deze privacyverklaring	We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Als wij deze Privacyverklaring wijzigen, zullen we u op de hoogte brengen op onze website en via onze nieuwsbrief. We raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Meest gestelde vragen

Gebruik documentautomatisering op de juiste manier.

DocuMinds brengt een nieuwe full-featured platform voor documentautomatisering.