DocumindsEen goede basis. Iedere keer opnieuw.
U maakt documenten vanuit een vast sjabloon. Namen, adressen en bedragen komen uit de systemen die u al heeft, zodat iedereen vanuit dezelfde basis werkt.
Een tekst die vaak terugkomt, zoals een bezwaarclausule, schrijft u één keer. Na goedkeuring gaat een nieuwe versie mee in elk sjabloon dat hem gebruikt; Documinds zegt vooraf welke dat zijn. Eén huisstijl, tot op de millimeter.
De juiste mensen. Op het juiste moment.
Wie beoordeelt, ziet precies welke woorden veranderd zijn, en een proefversie met voorbeeldgegevens. Documinds wijst vooraf aan wat opvalt: een leeg veld, een tekst die doorloopt naar een tweede pagina.
U bepaalt wie akkoord geeft en in welke volgorde. Pas na het laatste akkoord gaat de nieuwe versie in gebruik. Een goedkeurder zonder account krijgt een eenmalige link.
Ook wat partners aanleveren.
Tekeningen, berekeningen en rapporten staan per project in één register. Bij elk stuk ziet u welke revisie geldt, welke hij verving en wat er nog openstaat.
Uw collega’s zien wie aan zet is. Een partner buiten uw organisatie beoordeelt via een eigen link; blijft het stil, dan stuurt Documinds een herinnering.
Verbonden met uw systemen.
Informatie staat vaak verspreid over verschillende systemen. Documinds haalt de gegevens op, maakt de documenten en verstuurt ze: op een vast moment, met één klik, of vanuit uw eigen systeem via de API.
Stuurt uw systeem hetzelfde verzoek twee keer, dan gaat er toch maar één bericht uit. En bij elke verzending staat wat er gebeurde, ook wat niet lukte en waarom.
aanmaning · referentie DEB-20931 · staat klaar
Iedere beslissing vastgelegd.
Wie voegde een revisie toe? Wie gaf akkoord? Bij een document in het register legt Documinds elke stap vast, en dat kan alleen worden aangevuld.
Een brief bewaart u zo lang als u instelt; daarna verdwijnt de inhoud, en blijft alleen staan dát hij verstuurd is. Hoe dat precies werkt, staat op Security.
Uw werkwijze. Uw workflow.
Software moet zich aanpassen aan uw organisatie, niet andersom. U bepaalt welke stappen een document doorloopt, wie meekijkt en wanneer het klaar is.
Van één akkoord tot een route langs meerdere afdelingen, en een partner via een eigen link.
Zelf aan het stuur.
Organisaties veranderen, en documenten veranderen mee. U past sjablonen en routes zelf aan. Een wijziging probeert u eerst uit; pas daarna gaat hij in gebruik. Tijdens het testen gaat niets naar een klant: mail komt in uw testmailbox, post wordt alleen genoteerd.
Zie het met uw eigen document.
Wij reageren binnen een werkdag.