Duidelijke overheidscommunicatie met DocuMinds

Steeds vaker is er een beleid binnen de gemeenten voor duidelijke communicatie met inwoners en ondernemers. Communiceren in duidelijke taal die voor iedereen begrijpelijk is. Dit is natuurlijk niet iets wat meteen goed is en vergt naast continu verbeteren en een cultuursverandering ook om goede tooling om samen te werken en te leren. Gemeenten kunnen van elkaar leren door ervaringen, maar ook teksten te delen en samen te werken. DocuMinds kan helpen door grip te krijgen op dit proces. Ook het gemak om snel wijzigingen door te voeren en gebruik te maken van analytics kan helpen om de juiste teksten te vinden.

De redenen om duidelijk te communiceren zijn

• 1. De lezer begrijpt je boodschap beter en sneller. Als je duidelijk communiceert, is de kans groter dat de lezer je boodschap meteen begrijpt.
• 2. Je bereikt je doelen beter en sneller. Als je communiceert wil je iemand informeren, een instructie geven of overtuigen. Het bereiken van dit doel hangt samen met punt 1 over het begrip van de lezer.
• 3. Je bespaart tijd en geld.
• 4. Je gemeente krijgt meer tevreden klanten en een beter imago. Door duidelijk te communiceren, help je mee aan het vergroten van de klanttevredenheid over je gemeente. Als inwoners en ondernemers je gemeente beter begrijpen, begrijpen ze ook beter wat jouw gemeente voor ze doet.
• 5. Je werkt mee aan gelijke kansen voor iedereen. Inwoners en ondernemers moeten weten wat hun rechten en plichten zijn en wat je precies van ze verwacht. Anders kunnen ze de diensten van de gemeente niet goed gebruiken.

Binnen DocuMinds kun je met behulp van een workspace starten met het maken van sjablonen waarmee je simpel jouw documenten kunt generen. Het komen tot een begrijpelijk tekst is dan ook een proces waar zorgvuldig over nagedacht moet worden. Is het juridisch kloppend, de tekst moet begrijpelijk zijn en de medewerkers moeten controleren of de tekst dekkend is. Binnen DocuMinds kun je een eigen workflow aanmaken waarin je zelf de stappen die doorlopen moeten worden kunt aanmaken. Ook koppelt je hier een afdeling aan zodat de juiste mensen deze stap uitvoeren. Werkt je samen met andere gemeenten? Nodig deze dan uit om samen te werken aan teksten en sjablonen. Door van elkaar te leren kom je sneller tot de juiste teksten.

DocuMinds is een agile tool, waardoor je door middel van korte iteraties steeds aanpassingen kunt doorvoeren en het onderdeel wordt van de cultuur binnen jouw gemeente. Wil je meer weten over onze andere features? Bezoek dan onze website hier of neem contact met ons op via moc.sdnimucod@ofni.